Unser
Terminmanagement soll sowohl einzelne Benutzer als
auch kleine Benutzergruppen bei der Arbeit mit Word-Dokumenten
unterstützen, wenn es darum geht, Informationen zu einem
bestimmten Kunden, Projekt etc. in einem Word-Dokument
zusammenzufassen und fortlaufend zu dokumentieren.
Bei dieser Vorgehensweise entsteht
notwendigerweise immer wieder die Anforderung, Aufgaben zu
beschreiben und mit Erledigungsterminen zu versehen.
Hier setzt unsere Lösung an. Sie erlaubt,
innerhalb des Word-Dokumentes, über ein Eingabeformular, die
Erfassung der erforderlichen Aufgaben, fügt diese automatisch in
das Dokument ein und stellt sie parallel dazu für das
Terminmanagement zur Verfügung.
Das Terminmanagement
wiederum ermöglicht, die definierten Aufgaben, anschließend,
unabhängig von den eigentlichen Dokumenten,
professionell zu managen.
Hierbei können unterschiedliche Kriterien, wie z.B. wann,
wer, was zu Anwendung kommen.
Das Terminmanagement
kann als zentrales Programm für die Bearbeitung von
Word-Dokumenten dienen. Es enthält Funktionen, um neue
Dokumente anzulegen, vorhandene Dokumente zu bearbeiten
und - als wichtigsten Punkt - Termine aus allen
Dokumenten nach verschiedenen Auswahl- und
Sortierkriterien auszuwerten und somit den Überblick zu
behalten.
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Dokumente werden wie gewohnt mit
MS-Word erstellt und
fortgeführt. Alle verfügbaren Funktionen (Schriftarten,
Formatierungen, Grafiken etc.) können in vollem Umfang
genutzt werden.
Durch den Einsatz unserer
Dokumentenvorlage besteht zusätzlich die Möglichkeit,
Termine einzufügen und erledigte Termine auszutragen.
Getestet und im Einsatz ist unsere
Lösung bereits mit MS Word 97, MS Word 2002, MS Word
2003 und MS Word 2007.
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Über eine Symbolleiste oder eine
Tastenkombination kann innerhalb des Word-Dokuments das
nebenstehende Formular aufgerufen und ausgefüllt werden.
Die Angaben werden in das Dokument eingefügt und für das
Terminmanagement
bereitgestellt.
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Termine, die erledigt wurden, können
im Word-Dokument, über ein Eingabeformular, ausgetragen
werden. Der Termin wird dabei im Dokument als erledigt
gekennzeichnet - gleichzeitig wird diese Information an
das Terminmanagement
weitergeleitet.
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Das Beispiel rechts zeigt eine
Auswertung der Termine mit Angaben zum Kunden, zum
Projekt, zu dem ausführenden Mitarbeiter, zum Termin und
einer Beschreibung der Aktivität.
Dieser Bericht dient zur Übersicht
und Kontrolle über die in den Word-Dokumenten
enthaltenen Termine.
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Alles in allem ist das
Terminmanagement eine interessante Alternative,
Kundenprofile, Projektbeschreibungen etc. mit
MS-Word und seinen unzähligen
Möglichkeiten zu dokumentieren, Termine im Dokument zu
integrieren und diese professionell zu
managen.
Die Lösung ist team- und
netzwerkfähig konzipiert und ermöglicht auch kleinen Teams,
Dokumente und Termine gemeinsam zu bearbeiten und untereinander
auszutauschen. Selbst mobile Benutzer können in das
Terminmanagement integriert und
synchronisiert werden.
Eine 30-Tage-Testversion
steht zum
Download
bereit.
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