Fanclub Management Solution

   

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Kontakt | Impressum | GBG  

 

 

Funktionsübersicht  

 

 

"Ansichtssache"

Kontakte / Mitglieder

Eintritts- / Dauerkarten

Spielplanung

Busfahrten

Abrechnung / Lastschriften

Serienmails

Spezielles

 

 

     "Ansichtssache"  

Durch Farbgebung in den Vereinsfarben, Einsatz eigener Grafiken und Logos und direktem Zugriff auf selbst definierte Internetadressen kann die Software an die eigene "Weltanschauung" angepasst werden.

Achtung, bei der Verwendung von Logos und Grafiken bitte unbedingt die rechtlichen Bestimmungen beachten.

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     Kontakte / Mitglieder  

Hier werden alle benötigten Informationen wie Adress-, Kontakt-, Mitglieds- und Dauerkartendaten, Bankverbindung etc. zu einem Kontakt / Mitglied verwaltet. Auf Wunsch kann zu jedem Kontakt ein Foto gespeichert werden.

Auf der Karteikarte Kommunikation können beliebig viele Telefon- und Telefaxnummern sowie E-Mail- und Internetadressen gespeichert werden. Um diese richtig zuordnen zu können, stehen Bemerkungsfelder zur Verfügung. Abhängig von der eigenen Ausstattung können Telefonnummern automatisch gewählt, bzw. MS Outlook und MS Internet Explorer mit der gewählten Adresse direkt aufgerufen werden.

Unter Persönliche Daten werden Informationen wie Geburtsdatum, Personalausweisnummer, Personalausweis gültig bis, Fan von, Fanclub-Mitglied bei etc. verwaltet.

Die Karteikarte Fanclub beinhaltet alle Fanclub-spezifischen Angaben wie Kennzeichen Mitglied, Eintritts-/Austrittsdatum, Gruppenleiter, Kennzeichen mit Bus, bis zu drei alternative Zustiegsstellen, Beitrag, Beitrag gültig bis, Debitoren-Nummer, Guthaben etc. Die Karteikarte erhält automatisch die Bezeichnung des Fanclubs, sofern diese in den Einstellungen der Software hinterlegt wurde.

Das Kennzeichen Mitglied findet sich, neben den Feldern Mitgliedsnummer, Kundennummer und Nickname Vereinsforum auch auf der Karteikarte Verein wieder. Diese Werte beziehen sich jedoch auf die Mitgliedschaft beim Bundesligaverein. Auch hier wird die Karteikartenbezeichnung aus den Einstellungen angezeigt.

Alle gebuchten Veranstaltungen werden auf der Karteikarte Veranstaltungen mit allen zur Spielplanung benötigten Angaben aufgelistet, wobei die neuesten Veranstaltungen oben einsortiert sind. Es werden sowohl die bereits besuchten Veranstaltungen als auch die zukünftigen Veranstaltungen angezeigt. Unabhängig davon, ob eine verbindliche oder vorläufige Anmeldung vorliegt.

Einen Überblick über fix zugeordnete Dauerkarten bietet die Karteikarte Dauerkarten. Hier sind alle relevanten Daten zur Dauerkarte zu sehen. Per Mausklick kann direkt zu der ausgewählten Dauerkarte im Bereich Dauerkarten verzweigt werden.

Die Bankverbindung mit Kontonummer, Bankleitzahl und ggf. eines abweichenden Kontoinhabers wird in der Karteikarte Bankverbindung verwaltet. Außerdem kann hier auch die bevorzugte Zahlungsweise hinterlegt werden.

Sonstige Informationen und Bemerkungen können in der Karteikarte Bemerkungen festgehalten werden. Sobald dort Informationen vorhanden sind, wird Bezeichnung des Karteikartenreiters um (!) ergänzt.

Über die Funktion Veranstaltung buchen kann für den Kontakt direkt eine Veranstaltung mit allen benötigten Details wie Spieltag, Anmeldung fix, Eintrittskarte samt Preis, Zahlungsart, Busfahrt ja/nein, Zustiegsstelle direkt erfasst werden.

Auf Knopfdruck kann jedem Mitglied eine Übersicht über seine aktuellen Anmeldungen zu Veranstaltungen per Mail zugesandt werden.

Um die Mitgliedsdaten aktuell halten zu können, kann von Zeit zu Zeit allen Mitgliedern per automatischem Mailversand die bekannten Daten mit der Bitte um Korrektur zugeschickt werden.

Die Fanclubstatistik gibt jederzeit Auskunft über die Gesamtanzahl der Mitglieder und unterteilt in über und unter 18 Jahren, die Anzahl der Dauerkarten und die Mitglieder im Sport- bzw. Fußballverein.

Der Bericht Ermäßigte Mitglieder listet alle Mitglieder auf, die einen ermäßigten bzw. keinen Mitgliedsbeitrag bezahlen.

Fragebogen Mitgliedsdaten I    Fragebogen Mitgliedsdaten II    Anmeldungen    Veranstaltung buchen

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     Eintritts- / Dauerkarten  

Verwaltung von Angaben zu Tribüne, Block, Reihe, Platz, Personenkreis (Vollzahler, ermäßigt, Kind, Mitglied), für Dauerkarten zusätzlich Dauerkartenpreis, Preis pro Spiel, Angaben zur Chipkarte, internationaler Berechtigung, Reservierungsnummer.

Die Funktion Dauerkarte freigeben ermöglicht eine Dauerkarte, die einem bestimmten Mitglied fest zugeteilt ist, für einen bestimmten Spieltag freizugeben, so dass diese dann an andere Teilnehmer weitergegeben werden kann. Eine entsprechende Verrechnung kann berücksichtigt werden (siehe Dauerkartenabrechnung).

Die Dauerkartenübersicht listet alle aktiven Dauerkarten sortiert nach Tribüne, Block, Reihe und Platz auf und dient der Übersicht sowie der Planung der Dauerkarten für die neue Saison.

Dauerkarte freigeben    Dauerkartenübersicht

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     Spielplanung  

Zu jedem Spieltag werden die Werte Spieltag (z.B. 12. Spieltag), Wettbewerb (Bundesliga, DFB-Pokal etc.), Beschreibung, Austragungsort, Spieltag (Datum) und Spielbeginn verwaltet. Kennzeichen wie Spieltag fix terminiert, Heimspiel und Dauerkarten gültig ermöglichen die Steuerung verschiedener Funktionen.

Auf der Karteikarte Eintrittskarten sind die verfügbaren Eintrittskarten aufgelistet. Hier können weitere Karten erfasst oder auch Karten gelöscht werden. Relevante Daten wie Tribüne / Block / Reihe / Platz, Personenkreis, Preis, Kennzeichen Dauerkarte, Kennzeichen Chipkarte und ggf. Dauerkarteninhaber werden hier dargestellt.

Über die Funktionen Veranstaltung buchen innerhalb von Kontakte / Mitglieder bzw. Spielplanung und Dauerkarten übernehmen, können die Teilnehmer einem Spieltag zugebucht werden und erscheinen anschließend auf der Karteikarte Teilnehmer. Für die Teilnahme notwendige Informationen wie Teilnehmer, Kennzeichen fix gebucht, Kennzeichen Dauerkarte, Kennzeichen Chipkarte, Block / Reihe / Platz, Kartenpreis, Kennzeichen Busfahrt, Zustiegsstelle, Fahrpreis, Zahlungsart, Kennzeichen bezahlt und Anmeldung durch werden hier verwaltet und können jederzeit flexibel angepasst werden, so dass Änderungen bis zuletzt Berücksichtigung finden.

Die Stornierung der Teilnahme, ein Tausch der Eintrittskarte sowie die Eingabe von Bemerkungen ist jederzeit möglich.

Teilnehmer, Eintritts- und Dauerkarten können einem Spieltag bereits weit im Voraus zugeordnet werden.

Mit dem Kennzeichen Busfahrt auf der Karteikarte Busfahrt kann bestimmt werden, ob eine Busfahrt angeboten wird. Es werden die hinterlegten Fahrpreise für Mitglieder, Nicht-Mitglieder und ermäßigt angezeigt, sind jedoch änderbar. In einer Tabelle können dann Angaben zum Bus bzw. zu den Bussen gemacht werden. U.a. zu Route, Abfahrtszeit, Omnibus, Busfahrer, Sitzplätze und Anzahl der Mitfahrer (wird autom. errechnet). Vom Kennzeichen Busfahrt ist abhängig ob die Berichte Busliste, Fahrplan bzw. Zustiegsliste aufgerufen werden können.

 

 

 

 

Mit Dauerkarten übernehmen werden sämtliche Dauerkarteninhaber dem Spieltag als Teilnehmer zugebucht. Dauerkarten, die nicht fix einer Person zugeordnet sind werden dem Spieltag ebenfalls zugeordnet, jedoch als freie Eintrittskarte. Diese Funktion ist nur möglich, wenn es sich um ein Heimspiel handelt. Sofern die Dauerkarten für den Spieltag gültig sind, gilt der Kartenpreis als bezahlt (z.B. Bundesliga). Gilt nur ein Vorkaufsrecht für die Dauerkarten, gilt der Kartenpreis als nicht beglichen.

Die Veranstaltungsstatistik ergänzt die Spielplanung um statistische Werte bezüglich Teilnehmer, Eintrittskarten und Beträgen. Hier kann man auf einen Blick erkennen, wie viele Personen insgesamt teilnehmen und wie viele davon mit dem Omnibus fahren. Ebenso ergibt sich ein Überblick darüber, wie viele Eintrittskarten insgesamt zur Verfügung stehen, wie viele davon gebucht und wie viele davon noch frei verfügbar sind. Und nicht zuletzt wird die Gesamtsumme und die Aufteilung in Fahr- und Eintrittskartenpreise vermittelt.

Eintrittskarten    Lastschriften    Veranstaltung buchen    Mailversand

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     Busfahrten  

Die Organisation von Busfahrten wird durch verschiedene Berichte unterstützt - die Angaben hierzu resultieren im Wesentlichen aus der Spielplanung. Für den Fahrplan und die Zustiegsliste können individuelle Routen geplant werden. Auch die Planung für mehrere Busse mit unterschiedlichen Routen ist selbstverständlich möglich.

Die Busliste ist die Grundlage für die Planung der Route. Hier werden alle Teilnehmer ihren Wunsch-Zustiegsstellen zugeordnet. Somit entsteht ein Überblick über die Schwerpunkte an denen Teilnehmer zusteigen wollen, wonach dann die Route geplant werden kann.

Der Fahrplan resultiert dann aus der festgelegten Route. Die Zustiegsstellen werden in der Reihenfolge, wie sie angefahren werden, mit Abfahrtszeit, angedruckt. Weitere Informationen sind die Anzahl der Personen pro Zustiegsstelle sowie alle Namen der zusteigenden Personen. Idealerweise wird die Busliste einige Tage vor dem Spieltag automatisch per Mail an alle Mitfahrer verschickt.

Die Zustiegsliste enthält neben den Informationen des Fahrplans, Angaben zu Karten-, Fahr- und Gesamtpreis, Zahlungsart, ob der Teilnehmer bereits bezahlt und ob er im Besitz einer Chipkarte ist. Falls erforderlich kann auch diese Liste per automatischem Mailversand an alle Mitfahrer gesendet werden.

Busliste    Fahrplan    Zustiegsliste

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     Abrechnung / Lastschriften  

Die Lastschriften werden pro Spieltag erstellt. In einem Lauf werden die Daten, im SEPA-Format, für bis zu zwei Bankkonten generiert. Eine Auswahl der gewünschten Zahlungsarten kann erfolgen. Falls erforderlich, kann für eine Bank eine Obergrenze festgelegt werden. Die Verwaltung und automatische Verrechnung von Guthaben ist möglich. Die Datei mit den Lastschriftdaten kann mittels Internet direkt zur Bank übertragen werden.

Die Kassierliste gibt jederzeit Auskunft über die Zahlungsweisen der Teilnehmer sowie über bezahlte und ausstehende Beträge. Nach Zahlungsarten sortiert enthält die Liste den Namen des Teilnehmers, ggf. dessen Debitoren-Nummer, Fahrt-, Karten- und Gesamtpreis, ein eventuell vorhandenes Guthaben, das Kennzeichen, ob es sich um eine Chip-Dauerkarte handelt sowie ein Kennzeichen, ob bereits bezahlt bzw. abgebucht wurde.

Um die Rückgabe der für einen Spieltag überlassenen Chip-Dauerkarten kontrollieren zu können, listet die Chipkartenliste diese Dauerkarten mit Namen des Teilnehmers und des Dauerkartenbesitzers samt Dauerkartenplatz und Kreditkartenguthaben auf.

Die Dauerkartenabrechnung dient zur Verrechnung von für einen Spieltag überlassenen Dauerkarten zwischen Teilnehmer, Fanclub und Dauerkarteninhaber. Die Liste enthält neben den Namen von Teilnehmer und Dauerkarteninhaber die Debitoren-Nummer sowie die benötigten Preise.

Über Guthaben verwalten können Guthaben für einzelne Personen erfasst und geändert oder auch alle Guthaben gelöscht werden. Die Liste Guthabenübersicht ermöglicht einen Überblick über die aktuellen Guthaben.

Kassierliste    Chipkartenliste    Dauerkartenabrechnung

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     Serienmails  

Für unterschiedlichste Zwecke können Serienmails automatisch erzeugt und an verschiedene Personengruppen verschickt werden.

In den Einstellungen können bis zu fünf Favoriten eingestellt werden, die immer vorgeschlagen und, bei Bedarf, angehakt werden können. Ebenso werden Personengruppen wie alle Mitfahrer (Bus), alle Teilnehmer, alle Mitglieder, alle Dauerkarteninhaber bzw. alle, die noch nicht fix gebucht haben vorgeschlagen und können je nach Verwendungszweck ausgewählt werden. Natürlich kann auch ein bestimmter Empfänger ausgewählt werden. Die Betreffzeile sowie die Signatur werden automatisch eingesteuert, können jedoch individuell angepasst werden. Soll die Busliste, der Fahrplan oder die Zustiegsliste an die Mail angehängt werden, muss die entsprechende Option einfach angehakt werden. Per Dateiauswahl kann auch eine x-beliebige Datei angehängt werden.

So können bequem alle Mitglieder (Abfrage der aktuellen Mitgliedsdaten), alle Teilnehmer, alle Busmitfahrer (Fahrplan), alle Dauerkarteninhaber (Vorkaufsrecht) direkt per Serienmail informiert und befragt werden.

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     Spezielles  

Grundsätzlich werden alle Berichte in einer Vorschau am Bildschirm angezeigt und können bei Bedarf ausgedruckt werden. Viele Berichte werden im PDF-Format erzeugt und können so problemlos per Mail verschickt und archiviert werden.

Die kompletten Kontaktdaten können über eine Exportfunktion in das MS-Excel-Format ausgegeben werden.

Bei Bedarf können die Berichte auch nach MS-Excel und MS-Word exportiert werden.

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Letzte Änderung: 25.02.2014

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