Da für die Arbeitszeitnachweise eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht, wurden seither alle Dokumente eingescannt und anschließend mit Hilfe des Windows-Explorers manuell umbenannt und in den richtigen Ordner verschoben. Zusätzlich mussten noch nicht vorhandene Ordner angelegt werden. Aufgrund der ständig zunehmenden Anzahl der Mitarbeiter und somit auch der zu archivierenden Dokumente wurde die Verzeichnisstruktur für das Archiv sehr komplex. Die bisherige Vorgehensweise wurde zusehends zeitaufwendiger.

Dies führte letztlich zu der Überlegung, diese Aufgabe zu automatisieren.